El artículo 105 de la Constitución Española delega al legislador la tarea de regular legalmente el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos. Hoy en día, las dos principales normas al respecto son la Ley 39/2015 y la Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
Más en concreto, el artículo 53.1 de la Ley 39/2015 recoge los derechos que ostentan los interesados en un procedimiento administrativo, entre los cuales se encuentra el derecho a conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de los procedimientos en que consten como interesados, así como a acceder y a obtener copia de los documentos contenidos en esos procedimientos.
Además, especifica el Real Decreto 203/2021 que cuando se solicite hacer uso de este derecho y el expediente se encuentra en formato electrónico, la Administración destinataria de la solicitud le remitirá al interesado la dirección electrónica o localizador que dé acceso al expediente electrónico.
Por otra parte, si quien quiere acceder al expediente es un ciudadano sin la condición de interesado, las normas para el acceso a la información son más restrictivas, y se encuentran en los artículos 12 y siguientes de la Ley 19/2013.
Estos disponen que toda persona tiene derecho a acceder a la información pública, definiéndose la misma como los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de la Administración y elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones. Se excluyen de este derecho ciertas informaciones como aquellas que supongan un perjuicio para la seguridad nacional, la defensa, las relaciones exteriores o la seguridad pública, entre otras. Además, se cuenta con prevenciones relacionadas con la protección de datos personales y, si la información solicitada pudiera afectar a derechos o intereses de terceros, debidamente identificados, estos tendrán un plazo para realizar las alegaciones que estimen oportunas.
Por último, se prevé que el acceso sea preferentemente por vía electrónica, y siempre gratuito, salvo la expedición de copias o la transposición a un formato diferente al original.
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